Tecnología y simplificación del cumplimiento normativo de productos

En un mundo cada vez más complejo para la fabricación y comercialización de productos físicos, la tecnología se ha convertido en la gran aliada para que las empresas puedan cumplir con la normativa sin perder velocidad, calidad o recursos. Hoy vamos a ver cómo la tecnología transforma el compliance de productos, qué beneficios ofrece y qué pasos puedes tomar para aprovecharlo. 🛠️

¿Por qué es tan difícil cumplir la normativa de productos hoy en día?

Cuando un producto —sea un gadget electrónico, un dispositivo doméstico, un cosmético o un equipo industrial— debe salir al mercado, especialmente en territorios como la Unión Europea, enfrenta una serie de exigencias: directivas, normas, marcado CE, declaraciones de conformidad, ensayos de laboratorio, instrucciones de uso, etiquetado, vigilancia post-mercado… Por ejemplo, como explica Zertify, “el marcado CE es un requisito obligatorio para los dispositivos electrónicos que buscan acceder al mercado de la UE”.

Esto significa que muchas empresas dedican mucho tiempo, esfuerzo y coste a asegurar que todo está en regla: identificar qué directivas aplican, preparar la documentación técnica, contratar ensayos, generar instrucciones, conservar registros… Y si algo falla, el producto puede quedar fuera de mercado o generar sanciones.

¿Cómo ayuda la tecnología al compliance de productos?

Aquí es donde entra la tecnología, en especial las soluciones que automatizan, centralizan y digitalizan los procesos de cumplimiento. Tres ejes clave:

1. Identificación automática de normativas aplicables
Gracias a algoritmos e IA, algunas plataformas pueden analizar un producto, su descripción, su imagen o sus atributos, y determinar qué normativas (directivas, estándares, requisitos nacionales) le son aplicables. Por ejemplo, Zertify afirma que su plataforma “identifica regulaciones y genera la documentación necesaria a partir de una imagen”.
Esto reduce significativamente el error humano y el tiempo de análisis.

2. Centralización y generación automática de documentación
En lugar de tener múltiples ficheros, pruebas dispersas, varios formatos, la tecnología permite que toda la información técnica, los informes de ensayo, las declaraciones de conformidad, las instrucciones y el etiquetado estén en una sola plataforma. Zertify lo enmarca como “manage all your compliance in one place”
Esto facilita el acceso, la revisión, el mantenimiento y la actualización de la documentación.

3. Mantenimiento, seguimiento y revisiones continuas
Las normativas cambian, los estándares evolucionan, los mercados se renuevan. Un sistema tecnológico bien diseñado permite que, una vez configurado, monitoree cambios, avise de revisiones necesarias y garantice que la documentación sigue válida sin tener que empezar de cero cada vez. Además, mejora la trazabilidad en posibles auditorías o inspecciones.

Beneficios reales de adoptar tecnología de cumplimiento

• Reducción de tiempo: menos horas dedicadas a buscar qué normativa aplica, generar ficheros y validar manualmente.

• Menor coste: al automatizar tareas, se pueden reducir consultorías externas y horas de personal interno dedicadas a compliance puro.

• Menos riesgo: al minimizar errores humanos, los productos tienen menos probabilidades de ser retenidos o sancionados por no cumplir.

• Acceso más rápido al mercado: especialmente importante si estás lanzando nuevos productos o estás en entornos competitivos.

• Escalabilidad: si tu empresa crece o exporta a otros países, la tecnología te permite replicar procesos sin multiplicar manualmente los recursos.

Un caso puntual para ilustrar

La plataforma Zertify, por ejemplo, ofrece una solución SaaS que permite a las empresas “lanzar productos en la UE más fácilmente”, generando automáticamente la documentación para marcado CE, datos técnicos, instrucciones y declaraciones de conformidad.
Además, según opiniones de clientes en plataformas como Trustpilot, destacan que la atención, la automatización y la claridad del proceso han sido decisivas para resolver bloqueos con plataformas de venta (como Amazon) que requerían cumplimiento normativo.

Pasos prácticos para adoptar esta tecnología en tu empresa

Si estás pensando en dar este salto, aquí van unas recomendaciones:

1. Mapea tu actual proceso de cumplimiento: desde el producto, hasta la documentación, ensayos, etiquetado y vigilancia post-mercado.

2. Identifica los puntos de fricción: ¿cuántas horas se dedican a buscar normativas? ¿cuántos errores se han registrado? ¿cuánto tiempo se tarda en lanzar un producto nuevo?

3. Busca soluciones tecnológicas que encajen: SaaS que generen documentación, analicen normas, permitan integración con tus sistemas. En este sentido, plataformas como Zertify pueden ser una opción.

4. Define un piloto: selecciona un producto nuevo o uno que vaya a actualizarse y prueba la solución tecnológica para ver los beneficios concretos.

5. Escala e integra: una vez validado, extiende a otros productos, partes del negocio, mercados internacionales. Asegúrate de que esté integrado con tu ERP, PLM o sistema de gestión de calidad.

6. Forma al equipo: la tecnología no lo es todo; necesitas que tu equipo entienda el proceso, sepa interpretar alertas, usar la plataforma y colaborar en la mejora continua.

7. Mide resultados: tiempo desde la idea al lanzamiento, número de errores de cumplimiento, coste de consultorías externas, porcentaje de incidencias en vigilancia post-mercado.

Retos a tener en cuenta

Aunque la tecnología es muy poderosa, no elimina la necesidad de expertise humano. Algunos retos:

• Cambios normativos continuos que requieren interpretación.

• Productos complejos que cruzan varias normativas simultáneamente (por ejemplo dispositivos electrónicos + radio + medios de comunicación).

• Integración con sistemas antiguos o procesos manuales que están muy arraigados.

• Confianza en los datos: los sistemas deben estar bien alimentados, con información precisa y actualizada.

Conclusión

En resumen: la tecnología no ha venido para sustituir el cumplimiento normativo de los productos, sino para simplificarlo, automatizarlo y hacerlo escalable. Adoptar herramientas inteligentes significa liberar recursos para que tu equipo se centre en innovar, en lanzar productos y en generar valor, en lugar de pelearse con normativas. Y si estás explorando soluciones, una plataforma que destaca en este ámbito es Zertify, que permite centralizar, automatizar y facilitar el cumplimiento para productos físicos.